Próbując zdefiniować system klasy MRPII w jednym zdaniu można go określić jako zbiór sprawdzonych w praktyce modeli i procedur służących zwiększeniu produktywności prowadzonej działalności gospodarczej. W szczególności jest to system zarządzania produkcją, dystrybucją i kosztami. System umożliwia między innymi podejmowanie decyzji: co produkować, ile, jakimi metodami, i za pomocą jakich środków, aby uzyskane wyniki ekonomiczne były optymalne dla przedsiębiorstwa. Opracowany został w USA z inicjatywy i współudziale APICS (American Production and Invetory Control Society). Zakłada on w swym założeniu, że komputer jedynie wspomaga poczynania człowieka w procesach zarządzania produkcją, zaś decyzje zawsze podejmuje człowiek. KAMELEON SQL w wersji ENTERPRISE zawiera w sobie funkcjonalność MRPII. Poza tym program operuje na unikatowych rozwiązaniach w zakresie księgowości analizy wskaźnikowej powiązanej z Projektami / Zleceniami. Poniżej staramy się trochę przybliżyć tajemniczo brzmiący skrót MRPII.

Co daje w praktyce zastosowanie tego systemu w przedsiębiorstwach produkcyjnych?

Otóż nie ulega wątpliwości, że jest to znakomite narzędzie w ręku dobrych menagerów produkcji i zaliczane jest do przedsięwzięć najszybciej rentujących w przedsiębiorstwach.

Lista korzyści, jakie system daje przedsiębiorstwu przy pełnym cyklu jego wdrażania jest dość długa. Poniżej wymieniam tylko te szczególne:

• poprawia wydajność pracy w 10-19%,

• poprawia terminowość dostaw w 95%,

• skraca czas powstawania wyrobów w 30-40 %,

• przyczynia się do zwiększenia zysku (rentowności) do 50%,

• wpływa na lepsze wykorzystanie posiadanych zdolności produkcyjnych,

• wpływa na zmniejszenie zapotrzebowania na kapitał obrotowy.

Mimo tych wszystkich niezaprzeczalnych korzyści nie należy przeceniać jego możliwości. Nie należy również sądzić, że rozwiąże on wszystkie problemy przedsiębiorstwa produkcyjnego szczególnie wtedy, gdy np. przedsiębiorstwo nie ma zapewnionych rynków zbytu na swoje produkty, albo nie jest przygotowane do wdrażania systemu. Wdrożenie systemu może zakończyć się sukcesem lub porażką w przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie spełnia określonych warunków, o których będę pisał w innych artykułach.

Jakie są koszty wdrożenia systemu MRPII?

Wdrożenie systemu klasy MRPII jest przedsięwzięciem kosztownym, czasochłonnym i złożonym, ale także ryzykownym. Ryzyko pojawia się wyłącznie wtedy,

• gdy podjęcie przedsięwzięcia przed zawarciem kontraktu na zakup systemu nie było odpowiednio przeanalizowane,

• bądź przedsiębiorstwo jest źle zorganizowane i nieprzygotowane do wdrożenia tego typu zadania.

Ryzyko to można jednak znacznie ograniczyć.
Są to ciągle największe inwestycje w informatyce co powoduje, że w większości przypadków takie zadania podejmowane są najczęściej przez przedsiębiorstwa duże, o dobrej kondycji finansowej. Ostatnio pojawiają się oferty dedykowanych systemów dla średniej wielkości firm, co ma zachęcić do powszechnego stosowania zintegrowanych systemów.

Koszty wdrożenia

Stosunkowo duże koszty stanowi samo wdrożenie. U nas jest ono często pomijane zakładając, że wykonują to pracownicy zakładu w ramach swoich obowiązków. Trzeba jednak pamiętać, że jest to również wymierny koszt, bo pracownik ten w tym czasie nie wykona innej pracy w ramach przypisanych mu obowiązków. Ponadto w tej części kosztów mieszczą się istotne koszty doradztwa i szkoleń dla pracowników przedsiębiorstwa wdrażającego.

Cykle i etapy wdrożenia

Cykl pełnego wdrażania systemu MRPII tj. z modułami produkcyjnymi wynosi 2-3 lat, z zastrzeżeniem, że w przypadku sprawnie zarządzanego przedsiębiorstwa i przygotowanego do wdrożenia, pierwsze efekty (uruchomienie bazy danych, obrót materiałowy, sprzedaż, dystrybucja) można uzyskać już w ciągu pierwszego roku trwania projektu.
Cykle niepełnego wdrożenia systemu mogą oczywiście trwać krócej np. kilka lub kilkanaście miesięcy. Trzeba jednak pamiętać, że efekty wdrożonego systemu o niepełnym cyklu będą wielokrotnie mniejsze, zaś w praktyce nie dają one tych najbardziej oczekiwanych informacji niezbędnych do śledzenia i sterowania produkcją a tym bardziej analizy kosztów produkcji.

Przez cykl wdrożenia rozumieć należy przedział czasu od momentu podjęcia decyzji równoznaczny z podpisaniem stosownego kontraktu z dostawcą (producentem) oprogramowania i sprzętu, do momentu zakończenia wdrożenia wszystkich zaplanowanych funkcji (modułów) systemu oraz uzyskania pełnych przepływów informacyjnych pomiędzy użytkownikami. Nie należy tego mylić z czasokresem potrzebnym na uruchomienie sieci komputerowej, który może być znacznie krótszy i trwać zaledwie kilka miesięcy. Założenie fizycznej sieci komputerowej i wyposażenie jej w komputery jest jednak najprostszym etapem w całym cyklu uruchomienia systemu i niczego jeszcze nie rozwiązuje.

Etapy wdrażania komputerowego systemu wspomagania zarządzania

Przykładowe etapy wdrażania systemu klasy MRPII zalecane np. przez APICS przedstawiają się następująco:

1. Przygotowanie firmy do zarządzania w warunkach stosowania systemu komputerowego oraz planowania procesu wdrożeniowego (pierwszy miesiąc).
2. Określenie zamierzeń oraz wyznaczenie celów komputeryzacji przedsiębiorstwa i wytypowanie poszczególnych modułów do systemu do wdrażania (drugi miesiąc).
3. Szkolenie zespołu wdrożeniowego w zakresie zasad MRPII i znajomości modułów składających się na Closed Loop MRPII (2-4 miesiąc).
4. Inwentaryzacja obecnego otoczenia organizacyjnego, wybór użytkowników, zaprojektowanie przyszłego otoczenia systemu (3-6 miesiąc).
5. Projektowanie Systemu Informowania Kierownictwa w powiązaniu z modułami MRPII, projektowanie konfiguracji sprzętowej i programowej (5-6 miesiąc).
6. Instalowanie komputerów, sieci, stacji roboczych lub terminali, systemu operacyjnego, oprogramowania MRPII (6-9 miesiąc).
7. Stworzenie tzw. pilota systemu i szkolenie pracowników z wykorzystaniem pilota (9-12 miesiąc).
8. Sukcesywne dostosowanie modułów systemu do codziennej działalności przedsiębiorstwa i zastąpienie dotychczasowego systemu (12-15 miesiąc).
9. Przeprowadzenie konwersji zasobów danych i sukcesywne wdrażanie Closed Loop MRPII (15-18 miesiąc).
10. Rozszerzenie stopnia przetwarzania do pełnego zakresu MRPII (18-24 miesiąc).
11. Przegląd rozwiązań po wdrożeniu i przeprowadzenie ewentualnych zmian (20-26 miesiąc).

Podanych wyżej etapów i metodyki z niej wynikającej nie należy traktować obligatoryjnie dla wszystkich systemów tej klasy. Prawie każda z firm zajmujących się wdrażaniem systemów stosuje zwykle swoją metodykę wdrożenia.